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Crown Coordination

Mit dem Workflow Management System (WfMS) von Crown steuern und automatisieren Sie Ihre Prozesse mit Kunden und Lieferanten. Das System unterstützt Sie bei der Perfektion Ihrer betrieblichen Abläufe und zeichnet sich aus durch lebendige Prozesse.

Geschäftsprozesse leben von einer strukturierten, koordinierten und termingerechten Bearbeitung. Das gilt insbesondere für Prozesse in Abteilungen wie Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Projektmanagement und Kundenservice. Ein Workflow Management System (WfMS) eröffnet Ihnen große Potenziale durch die Steuerung und Automation Ihrer Prozesse. Mit der Qualität steigt die Kundenzufriedenheit, mit der Effizienz die Leistungsfähigkeit Ihres gesamten Unternehmens.

Mit Crown Coordination können Sie Ihre Prozesse optimieren und konsequent in die betriebliche Praxis überführen. Nach einer Analyse Ihrer bestehenden Arbeitsabläufe und der Berücksichtigung von Verbesserungsmöglichkeiten (Business Process Management, BPM) werden Ihre optimierten Prozesse im WfMS abgebildet.

Steuerung und Automation

In Crown Coordination erfolgt die Bearbeitung von Prozessen in einer übersichtlichen und komfortablen Oberfläche. Ein Prozess (Vorgang) kann aus einer nahezu beliebigen Anzahl definierter Tasks (Aufgaben) bestehen, die in einzelnen Elementen dargestellt und hierarchisch gegliedert sind. Die termingerechte Erledigung wird durch zeitliche Vorgaben für Beginn, Fälligkeit und Eskalation gesteuert. Der daraus resultierende Status wird mit einer farblichen Kodierung visualisiert. Die Vererbung dieses Status an übergeordnete Hierarchieebenen ermöglicht konsolidierte Übersichten in Listendarstellung. Die Zuordnung von Mitarbeitern, Abteilungen und Kategorien bildet die Grundlage für eine arbeitsteilige Erledigung in Teams.

Besondere Effizienzgewinne erzielen Sie mit der Automation von standardisierten Prozessen. Sind bestimmte Voraussetzungen erfüllt oder treten definierte Ereignisse ein, kann Crown Coordination automatisierte Abläufe selbständig starten und abarbeiten. Crown Coordination berücksichtigt dabei zeitliche Abhängigkeiten wie Reihenfolgen, Ausführungsdauern, Gleichzeitigkeiten und Nebenläufigkeiten sowie Zwangsläufigkeiten.

Eskalationsmanagement

Für Manager, Teamleiter und Supervisoren bietet Crown Coordination selektive Listendarstellungen mit Filterung nach Status (z.B. offen, gestartet, fällig, eskaliert, geschlossen) und Zuständigkeiten (z.B. Bearbeiter, Team oder Abteilung). Sortierungen sind möglich nach Prioritäten sowie nach Erstell-, Änderungs- oder Eskalationsdatum. Durch die Statusvererbung an übergeordnete Hierarchieebenen können in Übersichten auch Prozesse dargestellt werden, die eskalierte Tasks in untergeordneten Ebenen beinhalten. Berechtigte Mitarbeiter erhalten auf diese Weise gezielte und übersichtliche Information über Eskalationen in Ihrem persönlichen Verantwortungsbereich. Zusätzlichen Komfort und erhöhte Sicherheit bietet die Möglichkeit einer automatischen E-Mail-Benachrichtigung über Eskalationen und Veränderungen in eskalierten Prozessen.

Die Zuständigkeit für Eskalationen kann sowohl global definiert werden als auch individuell für einzelne Abteilungen, Teams oder Bearbeiter sowie für einzelne Prozesse oder Tasks.

Lebendige Prozesse

Prozesse sollten niemals starr sein. Denn nur Prozesse, die eine dauerhafte Optimierung erfahren und zeitnah an veränderte Gegebenheiten angepasst werden, bieten eine ideale Unterstützung.

Crown Coordination ermöglicht ein flexibles Prozessdesign und fördert dauerhafte und fortlaufende Optimierungen. Das Erstellen und Verändern einer Prozessvorlage weist eine große Ähnlichkeit mit der Bearbeitung von Prozessen auf. Fachlich Verantwortliche, die mit dieser Bearbeitung vertraut sind, qualifizieren sich bereits in einem gewissen Rahmen für die selbständige Anpassung von Prozessvorlagen. Komplexere Vorgänge können mittels einer anwenderfreundlichen Template-Sprache (FreeMarker) umgesetzt werden, die dem WfMS nahezu jede Funktionalität eröffnet.

Termin- und Aufgabenplanung

Eine kalendarische Darstellung von Aufgaben bietet Ihnen anwender-, team- und abteilungsbezogene Übersichten. So können Sie Termine komfortabel planen und verschieben.

Ein Export im standardisierten iCalender-Format ermöglicht die Übertragung an externe Kalender wie Microsoft Outlook/Exchange oder iCal auf OS X- und iOS-Systemen (z.B. iPhone und iPad).

Mail-out – Standardisierte Kommunikation und Benachrichtigungen

Für eine standardisierte Kommunikation mit Kunden und Lieferanten erlaubt Ihnen die Mail-out-Funktion – direkt aus Crown Coordination – sowohl den Versand automatischer als auch individuell angepasster E-Mail-Benachrichtigungen. Frei definierbare Templates gewährleisten dabei ein gleichbleibend hohes Qualitätsniveau.

Mail-out bietet Ihren Mitarbeitern darüber hinaus den Komfort und die Sicherheit einer automatischen E-Mail-Benachrichtigung über Veränderungen in zugewiesenen Prozessen. Regelmäßige Zusammenfassungen, beispielsweise zum Beginn eines Arbeitstages, sorgen für eine Übersicht der zu bearbeitenden, fälligen oder eskalierten Tasks.

Mail-in – Archivierung und Prozessinitiierung

Vorgangsbezogene Kommunikation kann mit der Mail-in-Funktion auf sehr einfache Art archiviert und allen zuständigen Bearbeitern zugänglich gemacht werden. Korrespondenz in externen Systemen wie Mail-Clients wird dabei in Kopie an eine zentrale E-Mail-Adresse von Crown Coordination geschickt. Die Ergänzung einer Referenznummer erlaubt eine automatische Zuordnung zum betreffenden Prozess.

Mail-in dient auch der automatisierten Initiierung von Prozessen. Crown Coordination kann beispielsweise für Bestellungen in externen Systemen ohne manuellen Eingriff einen entsprechenden Bestell- oder Bereitstellungsprozess starten. Auslöser ist dabei eine E-Mail, die in einem standardisierten Format an Crown Coordination weitergeleitet wird. Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist die Nutzung von Mail-in für die Realisierung eines automatisierten Ticketing-Systems.

Firmen-, Vertrags-, Produkt- und Ressourcen-Management

Prozesse beziehen sich häufig auf Firmen und bestimmte Verträge, Produkte oder Ressourcen. Crown Coordination beinhaltet die Verwaltung entsprechender Stammdaten, die im WfMS zur Verfügung stehen und mit Prozessen verknüpft werden können.

Crown CRM stellt eine ideale Ergänzung dar. Das Customer Relationship Management ermöglicht die Sammlung, Pflege und Analyse wertvoller Kundendaten, die in den Prozessen des WfMS zur Verfügung stehen. So können beispielsweise die Segmentierung oder Priorität eines Kunden bei der Bearbeitung eines kundenbezogenen Prozesses berücksichtigt werden.

Mit dem integrierten Vertrags-Management verwalten Sie Verträge mitsamt den Produktgruppen, Produkten und Produktvarianten. Diese können in Prozessen individuell zugeordnet werden und ermöglichen zum Beispiel in Kundenservice-Prozessen die Berücksichtigung von produktbezogenen Fristen (Service Level Agreements SLA).

Das integrierte Ressourcen-Management erlaubt die Verwaltung von Ressourcen wie Betriebsmittel oder Personen sowie die Zuweisung zu Verträgen und Prozessen.

Resource Monitoring

In der ITK-Branche gehören zu den Ressourcen häufig EDV-Systeme wie Server oder Dienste. Mit dem optionalen Resource Monitoring können diese Systeme automatisch überwacht werden. In Crown Coordination können Veränderungen an Ressourcen, z.B. bei Störungen, entsprechende Prozesse automatisch initiieren.

Lieferungen und Leistungen

Erfolgen im Rahmen von prozessualen Abläufen Lieferungen oder Leistungen, können diese direkt im Prozess erfasst werden. Eine separate Übersicht erlaubt die Auswertung nach Kunden, Bearbeitern und Zeiträumen. Häufig findet die Erfassung von Lieferungen und Leistungen Anwendung bei geleisteten Arbeitszeiten und bei sonstigen abrechnungsfähigen Vorgängen. Für Auswertungen in externen Systemen stehen verschiedene Export-Funktionen zur Verfügung.

Mit Crown Clearing können auf Basis erfasster Lieferungen und Leistungen automatische Abrechnungen erfolgen.

Portal-Integration

Eine nahtlose Verbindung zu Crown CMS bietet Ihnen ideale Voraussetzungen für die Realisierung von Portalen, die externe Teilnehmer in die Prozesse einbeziehen. Die angepasste Benutzeroberfläche eines Portals erlaubt die selektive Darstellung von Prozessdetails und eine optimale Interaktion mit Kunden oder Lieferanten.

In Kundenservice-Portalen erhalten Ihre Kunden beispielsweise die Möglichkeit, Prozesse in Form von Serviceanfragen zu initiieren, den Status der Bearbeitung zu verfolgen und komfortabel zu kommunizieren.

Synergie-Beispiele

  • Crown Coordination

    Ihr Workflow Management System ist durch Crown CRM stets verknüpft mit allen relevanten Kunden- und Lieferantendaten. Crown CMS oder Crown Commerce ermöglichen eine direkte Verbindung mit Website und Web-Shop, wobei eingehende Anfragen und Bestellungen automatisch die passenden Prozesse auslösen. Abrechnungsrelevante Vorgänge können mit Crown Clearing nahtlos an die Faktura übergeben werden. Durch die Integration von Crown Call Manager sind die offenen Vorgänge eines Anrufers nur noch einen Klick entfernt.

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